Kafedialog er en metode hvor man kan innhente og sortere innspill fra store og små grupper på relativt kort tid, på en morsom måte. Under følger et forslag til hvordan man kan gjennomføre dette. I eksempelet under tas det utgangspunkt i en kafedialog med 48 deltakere og at de sitter ved samme bord hele tiden.

Den fremgangsmåten som er beskrevet her kan brukes:

• Når kommunen skal utvikle en helhetlig frivillighetspolitikk og ønsker å invitere bredden av lag og foreninger for å få innspill i prosessen.

• Når lokale lag og foreninger vil ta initiativ til at kommunen skal utvikle en helhetlig frivillighetspolitikk og ønsker å synliggjøre foreningenes utfordringer, behov, ressurser og ønsker om møteplasser – overfor kommunen.

Denne varianten er beregnet til å vare cirka 90 minutter.

Slik går du frem:

Før arrangementet:

1. Avklar antall deltakere med arrangøren slik at du vet hvor mange kafebord man trenger. Hvert kafebord bør, hvis mulig, ikke ha mindre enn seks eller mer enn åtte deltakere.

2. Avklar med arrangøren om de kan stille med penner og A-4 ark (eventuelt A-3 ark) som skal brukes på kafebordene. Hvis ikke må du sørge for det.

3. Ta med en bjelle e.l. som skal brukes til å gi signal til deltakerne underveis i kafedialogen.

4. På hvert kafebord skal det diskuteres et tema, eller et spørsmål, som deltakerne i hver enkelt gruppe skal komme med innspill til. Disse bør du på forhånd formulere skriftlig på et A-4 eller A-3 ark.
   

Forberedende arbeid i lokalet:

1. Før kafedialogen starter må det utplasseres det antall bord med stoler som trengs. Vær klar over at du trenger en del plass. Hvis det er 48 deltakere må det settes ut seks til åtte bord, avhengig av hvor mange du vil det skal være per gruppe. Det bør ideelt sett være god avstand (2-3 meter) mellom bordene.

2. Gi hvert kafebord et nummer. Lag nummerlapper etter antall grupper (det holder med et A-4 ark) som du legger på hvert kafebord slik at den enkelte påmeldte ser ved hvilket bord han eller hun skal være når kafedialogen begynner.

3. Hvis du har holdt et foredrag før kafedialogen kan du dele inn deltakerne før pausen ved å peke og gi hver enkelt et nummer fra 1-6 eller 1-8, avhengig av antall kafebord.
   Dersom arrangementet kun består av kafedialogen deler du deltakerne inn i grupper på forhånd etter en deltakerliste du har sørget for å få på forhånd av arrangøren. Ved å henge opp lister eller rope opp deltakernavn og hvilket bordnummer han eller hun skal gå til (for eksempel kafebord 3), sørger du for at alle kommer dit de skal.
   
   

Når deltakerne er samlet rundt kafebordene i grupper:

1. Du som møteleder ønsker velkommen til kafedialogen og informerer deltakerne om:

   • Hensikten med kafedialogen og hvordan innspillene som kommer inn skal/kan brukes videre.

   • Hvordan kafedialogen gjennomføres. Dersom deltakerne er frivillige lag og foreninger som skal gi innspill til frivillighetspolitikken er de godt kjent med utfordringer, behov og egne ressurser. I slike sammenhenger anbefaler vi å bruke en hurtigvariant der hvert kafebord får maks 8-10 minutter per tema/spørsmål til å komme med innspill. Skal det gis innspill til tema som er mer ukjent for deltakerne må du sette av mer tid til refleksjon og diskusjon ved bordene.

2. Forklar reglene. Forslag til regler:

• Når du gir signal første gang (bruk gjerne en bjelle eller lignende), får deltakerne 8-10 minutter på seg til å gi innspill til temaet eller spørsmålet som ligger på kafebordet.

• Når du gir signal andre gang må gruppen i løpet av 2 minutter plukke ut tre av sine innspill som den ønsker å legge frem i plenum etter innspillfasen.

• Ved tredje gangs signal må gruppen skrive bordnummeret sitt på arket de har notert innspillene sine på.

• Vær tydelig på at du er tilgjengelig for spørsmål fra bordene i hele innspillprosessen.

Denne tre-delte fremgangsmåten følges til gruppene har gitt innspill til alle temaene/spørsmålene. Noen kan komme til å oppleve opplegget som hektisk. Forklar at dette er noe av hensikten for å stimulere til en kreativ prosess.

1. Gjenta kort reglene og spør deltakeren om de har noen spørsmål.

2. Når eventuelle spørsmål er besvart, ber du kafebordene velge en kafevert. Kafeverten er den som skal føre alle innspillene i pennen. Forklar at:

   • Kafevertens oppgaver er å notere bordnummeret øverst på arket og skrive ned alle konkrete innspill som kommer frem rundt kafebordet.

   • Alle rundt kafebordet må være åpen og vennlig innstilt til hverandre slik at alle føler de kan være spontane å komme med kreative innspill. Hvis innspillene ikke er tydelige eller konkrete nok, har kafeverten anledning til å ta på seg en spørrende rolle; ”Jeg forstår ikke helt hva du mener. Kan du gi meg litt mer utfyllende informasjon slik at jeg får skrevet ned det du foreslår mer presist?”  Eller: ”Klarer du å være mer konkret slik at…?” etc.
     Gi gruppene 1 minutt til å velge sin kafevert.

3. Start kafedialogen ved å dele ut det første tema/spørsmålet. Hvis det er flere tema som skal diskuteres anbefales det å dele ut ett og ett tema for ikke å forstyrre konsentrasjonen. Vurder om det er hensiktsmessig at innspillene skrives direkte ned på spørsmålsarket, eller om det er behov for å bruke ekstra ark.

4. Etter 8-10 minutter ber du deltakerne om å merke av de tre innspille de har lyst til å fortelle de andre kafebordene om etter at innspillprosessen er ferdig. Dette kan de bruke inntil 2 minutter på. Deretter deler du ut neste tema/spørsmål. Osv...

5. Ta gjerne bilder gjennom hele kafedialogseansen for å dokumentere prosessen underveis. Det er også morsomt å legge ved bilder når referatet senere sendes ut til de som var til stede. Men husk å sette deg inn i personvernreglene!

Etter innspillprosessen

• Som møteleder må du ta på deg oppgaven med å lede presentasjonen av de utvalgte innspillene. Dette kan gjøres ved at en eller to personer fra hver gruppe kommer frem og presenterer de utvalgte innspillene under hvert tema/spørsmål.
  Hvis det er en gruppe der ingen ønsker å komme frem kan du som møteleder gjøre presentasjonen for gruppen på basis av det de har notert av innspill. Sørg for å ha dialog med gruppen mens du går igjennom innspillene.

• Husk å samle inn arkene med innspill. Sjekk at alle arkene er merket med bordnummer og at det kommer tydelig frem under hvilke tema/spørsmål innspillene hører inn under.

• Bruk anledningen til å sette sammen en referansegruppe. Spør deltakerne om det er noen som kan tenke seg å sitte i en referanse/innspillgruppe som kommunen kan støtte seg til i det videre arbeidet med frivillighetspolitikken. En slik gruppe bør være sammensatt av ulike typer foreninger. (NB: Dette må avklares med kommunen på forhånd)

• Avslutt kafedialogen (kafeen stenger) ved å takke alle for at de tok seg tid til å komme med innspill og gjenta hva som skal skje med innspillene i prosessen videre.

Etterarbeid

1. Når hensikten med kafedialogen er å bruke innspillene fra lag og foreninger til å utvikle en frivillighetspolitikk, anbefaler vi:

   • At det lages en oppsummerende rapport fra kafedialogen som viser hvilke tema som kom frem under hvert tema/spørsmål. Trekk gjerne frem innspill som mange har vektlagt da disse ofte er særlig viktig å fokusere på i den videre dialogen i utviklingen av frivillighetspolitikken.

Tema/spørsmål i kafedialogen

Under følger forslag til tema/spørsmål i kafedialogen. Temaene/ spørsmålene er designet for å få frem mest mulig konkrete innspill i kafedialogen.

Tema/spørsmål 1 – Utfordringer

Har din forening noen konkrete utfordringer som hindrer dere i å tilby enda mer eller flere aktiviteter enn det dere gjør i dag? 

Tema/spørsmål 2 – Kommunen som tilrettelegger

Hvordan kan kommunen konkret legge til rette for at dere kan tilby mer eller flere aktiviteter i ditt lag eller forening? 

Tema/spørsmål 3 - Ressurser

Hva slags kunnskap, utstyr eller frivillig innsats, tror du at din forening kan bidra mer med, dersom dere skulle ha et tettere samarbeid med kommunen (for eksempel i et partnerskap, eller gjensidig forpliktende avtale, etc.)? 

Tema/spørsmål 4 - Kontaktpunkter mellom foreningene og kommunen og mellom foreningene

Hva slags faste kontaktpunkter, møter eller annen form for dialog, bør kommunen legge til rette for gjennom året, for å styrke samarbeidet;  

• mellom alle typer av frivillige foreninger og kommunen?

• mellom foreningene